Σε ορισμένες περιπτώσεις ένα είδος μπορεί να μην εμφανίζεται σωστά λόγω ελλιπούς καταχώρησης, απώλειας barcode, αλλαγής κωδικού ή ασυμφωνίας με το ERP ή τη φαρμακαποθήκη. Η ομάδα μας ελέγχει άμεσα το είδος, προχωρά σε διόρθωση ή άνοιγμα νέου κωδικού όπου χρειάζεται και πραγματοποιεί τις απαραίτητες ενημερώσεις στη βάση και στο φαρμακείο.

Η απώλεια barcode είναι ένα από τα συχνότερα ζητήματα, ιδιαίτερα σε ΜΗΣΥΦΑ, ΙΦΕΤ, παραφάρμακα ή είδη που έχουν υποστεί παλαιότερες ενσωματώσεις ή αλλαγές κωδικών. Σε αυτές τις περιπτώσεις γίνεται έλεγχος στη βάση, στο φαρμακείο και όπου χρειάζεται στη φαρμακαποθήκη, και αποκαθίσταται το σωστό barcode με άμεση παρέμβαση.

Ορισμένα προϊόντα εμφανίζονται με περισσότερα από ένα barcode, λόγω αλλαγής συσκευασίας, παλιού και νέου barcode ή λανθασμένης αντιστοίχισης από τρίτα συστήματα. Η ομάδα μας εξετάζει ποιο barcode είναι ενεργό και σωστό, αφαιρεί τα λάθος ή παρωχημένα barcode και προχωρά σε ενσωμάτωση ή επαναχαρτογράφηση του προϊόντος ώστε να αποκατασταθεί η ορθή λειτουργία.

Αυτό συνήθως συμβαίνει όταν υπάρχει κοινός κωδικός αποθήκης, λανθασμένη ενσωμάτωση ή διπλοεγγραφή. Ελέγχουμε τα στοιχεία του προϊόντος, τις συσκευασίες, τα barcode και τους κωδικούς αποθήκης και επαναφέρουμε τη σωστή αντιστοίχιση, ώστε κάθε προϊόν να λειτουργεί ξεχωριστά και σωστά.

Οι διπλοεγγραφές εμφανίζονται όταν υπάρχουν παλιοί και νέοι κωδικοί, κωδικοί χωρίς barcode ή πολλαπλές καταχωρήσεις του ίδιου είδους από διαφορετικές πηγές. Η αντιμετώπιση περιλαμβάνει έλεγχο σε συνεργασία με το φαρμακείο, διαγραφή περιττών ή ανενεργών κωδικών και ενσωμάτωση των σωστών καταχωρήσεων, ώστε να διατηρείται καθαρό και αξιόπιστο κωδικολόγιο.

Οι διαφορές τιμών μπορεί να οφείλονται σε λανθασμένα barcode, ασυμφωνία με αποθήκη, παλιές παραμετροποιήσεις ή λανθασμένη ρύθμιση στο πρόγραμμα του φαρμακείου. Σε αυτές τις περιπτώσεις γίνεται έλεγχος της βάσης, του τιμοκαταλόγου εταιρείας, της φαρμακαποθήκης και του φαρμακείου, και εφαρμόζεται η σωστή τιμή με νέα ενημέρωση όπου χρειάζεται.

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου η βάση και η αποθήκη εμφανίζουν διαφορετικές τιμές. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε καθυστέρηση ενημέρωσης της αποθήκης, λάθος παραμετροποίηση ή λανθασμένα στοιχεία από τρίτο σύστημα. Η ομάδα μας επιβεβαιώνει τη σωστή τιμή από επίσημο τιμοκατάλογο, από την εταιρεία ή τη φαρμακαποθήκη και στη συνέχεια ενημερώνει ανάλογα το σύστημα.

Εάν οι τιμές ΜΗΣΥΦΑ δεν ενημερώνονται, ελέγχουμε εάν η διαδικασία on-line λειτουργίας είναι ενεργή, αν υπάρχει σύνδεση με τον server, αν το balloon λειτουργεί σωστά και αν υπάρχουν σωστές ρυθμίσεις μεταβαλλόμενης τιμής. Αφού εντοπιστεί η αιτία, προχωρούμε σε επανεκκίνηση, επαναρύθμιση ή ολική ενημέρωση.

*σε περίπτωση που το σύστημα υποστηρίζει την αυτόματη ενημέρωση. Ένα μήνυμα σφάλματος στο on-line ΜΗΣΥΦΑ συνήθως σχετίζεται με διακοπή σύνδεσης, προσωρινή απενεργοποίηση διαδικασίας, απογραφή ή πρόβλημα στον server. Σε αυτές τις περιπτώσεις γίνεται έλεγχος συνδεσιμότητας, επανενεργοποίηση της διαδικασίας και, όπου απαιτείται, επανεκκίνηση ή τεχνικός έλεγχος του server.

Το balloon είναι βασικό στοιχείο της διαδικασίας ενημέρωσης. Αν δυσλειτουργεί, μπορεί να προκαλέσει λάθος τιμές, ελλιπή ενημέρωση ή αδυναμία συγχρονισμού. Η ομάδα μας ελέγχει τη σύνδεση, τις ρυθμίσεις και τη λειτουργία του balloon και προχωρά σε αποκατάσταση ή παρέμβαση από την τεχνική ομάδα όπου χρειάζεται.

Σε ορισμένες περιπτώσεις ένα προϊόν μπορεί να μην κατεβαίνει σωστά στο τιμολόγιο ή να εμφανίζεται διαφορετικό από αυτό που παραγγέλθηκε μέσω B2B. Ελέγχουμε τον κωδικό στη βάση, στο ERP, στο B2B και στη φαρμακαποθήκη, διορθώνουμε barcode, ΕΟΦ ή ενσωματώσεις και προχωράμε στις κατάλληλες διορθώσεις μέχρι να αποκατασταθεί το σωστό αποτέλεσμα.

Όταν ένα είδος δεν εμφανίζεται στο B2B, συνήθως υπάρχει ασυμφωνία barcode, λανθασμένος κωδικός αποθήκης ή εκκρεμής ενημέρωση από την αποθήκη. Η ομάδα μας ελέγχει τη βάση, το φαρμακείο και, όταν χρειάζεται, ενημερώνει και το τμήμα IT της φαρμακαποθήκης για την αποκατάσταση του προβλήματος.

Αυτό μπορεί να οφείλεται σε μη ανοιγμένο κωδικό, ασυμφωνία ΕΟΦ/barcode ή σε εκκρεμή ενημέρωση της βάσης. Σε αυτές τις περιπτώσεις προχωράμε σε έλεγχο και, αν χρειάζεται, ανοίγουμε νέο είδος ή προσθέτουμε τον σωστό κωδικό ώστε το προϊόν να εμφανιστεί σωστά.

Αρκετά προβλήματα προκύπτουν από αλλαγές σε τεμάχια, 12άδες, 24άδες, ml ή διαφορετικές εμπορικές συσκευασίες. Η ομάδα μας ελέγχει αν η διαφορά οφείλεται σε συσκευασία, περιγραφή ή παραμετροποίηση και διορθώνει την καταχώρηση ώστε το προϊόν να εμφανίζεται με τα σωστά χαρακτηριστικά.

Ορισμένα προϊόντα μπορεί να έχουν λανθασμένη περιγραφή, λάθος ml, λάθος συσκευασία ή να είναι χαρακτηρισμένα ως είδος φαρμακείου αντί για παραφάρμακο ή το αντίστροφο. Σε αυτές τις περιπτώσεις γίνεται έλεγχος με βάση τον τιμοκατάλογο, την εταιρεία ή τα στοιχεία της βάσης, και διορθώνεται η καταχώρηση με νέα ενημέρωση

Ένα από τα θέματα που μπορεί να εμφανιστούν είναι λανθασμένος χαρακτηρισμός προϊόντων μεταξύ φαρμάκων, παραφαρμάκων και ΙΦΕΤ. Η ομάδα μας εντοπίζει τις ασυμφωνίες, συνεργάζεται όπου χρειάζεται με τις τεχνικές ομάδες των προγραμμάτων φαρμακείου και προχωρά στις σωστές μεταφορές ή ενσωματώσεις των κωδικών.

Προβλήματα σε ΙΦΕΤ και ΜΗΣΥΦΑ συνήθως αφορούν απώλεια barcode, έλλειψη ΕΟΦ, αδυναμία εμφάνισης στο τιμολόγιο ή μη σωστή ενημέρωση. Η ομάδα μας παρεμβαίνει άμεσα, ενημερώνει τον αντίστοιχο κωδικό, προσθέτει τα σωστά στοιχεία και εκτελεί ενημέρωση ώστε το είδος να λειτουργεί κανονικά.

Όταν ο φαρμακοποιός δεν μπορεί να μεταβάλει τιμή σε συγκεκριμένο είδος, συνήθως πρέπει να ελεγχθεί η σχετική ρύθμιση στην καρτέλα του προϊόντος. Η ομάδα μας ενεργοποιεί το αντίστοιχο πεδίο ή προχωρά στις απαραίτητες παραμετροποιήσεις ώστε το είδος να δέχεται σωστά τιμολογιακές μεταβολές.

Εάν δεν εφαρμόζονται σωστά οι εκπτώσεις ή η ποντοδοσία, το πρόβλημα μπορεί να σχετίζεται με σενάρια παραμετροποίησης, ρυθμίσεις CRM ή ειδικές κατηγορίες προϊόντων. Σε αυτές τις περιπτώσεις ελέγχονται οι παράμετροι του συστήματος, ενεργοποιούνται τα σωστά σενάρια και γίνονται οι αντίστοιχες διορθώσεις.

Όταν μια ενημέρωση δεν ολοκληρώνεται, εξετάζουμε αν υπάρχει πρόβλημα SQL, παλιό κλείσιμο έτους, έλλειψη χώρου, server issue ή τεχνική ασυμβατότητα. Η ομάδα μας προχωρά στον σχετικό τεχνικό έλεγχο και, αν χρειάζεται, σε συνεργασία με εξειδικευμένους συνεργάτες αποκαθίσταται η λειτουργία.

Ορισμένα ζητήματα σχετίζονται με υπηρεσίες ή αλλαγές στον κεντρικό εξοπλισμό του φαρμακείου. Σε αυτές τις περιπτώσεις γίνονται εξειδικευμένοι έλεγχοι από την τεχνική ομάδα και εφαρμόζονται οι απαραίτητες ενέργειες αναβάθμισης, ρύθμισης ή αποκατάστασης.

Μεγάλος αριθμός ειδών σε απόσυρση μπορεί να επηρεάζει την ποιότητα των ενημερώσεων, τις αντιστοιχίσεις barcode και τη γενική λειτουργία της βάσης. Η ομάδα μας μπορεί να προχωρήσει σε καθαρισμό, εκκαθάριση και επανέλεγχο του κωδικολογίου, ώστε η βάση να παραμείνει καθαρή και λειτουργική.

Αυτός ο χαρακτηρισμός μπορεί να επηρεάσει τιμές, ποσοστά κέρδους, εκπτώσεις, ΦΠΑ και συνολικά τη συμπεριφορά του είδους μέσα στο πρόγραμμα. Σε αυτές τις περιπτώσεις επανεξετάζουμε τη μαζική ή μεμονωμένη κατηγοριοποίηση και αποκαθιστούμε τον σωστό χαρακτηρισμό.

Μερικές φορές ο ίδιος κωδικός αποθήκης μπορεί να αντιστοιχεί λανθασμένα σε διαφορετικά προϊόντα ή να είναι συνδεδεμένος με λάθος barcode. Η ομάδα μας εξετάζει τη χαρτογράφηση, επικοινωνεί με τη φαρμακαποθήκη εφόσον απαιτείται και επαναφέρει τη σωστή αντιστοίχιση.

Σε ορισμένες περιπτώσεις τα προβλήματα δεν προέρχονται από τη βάση, αλλά από προηγούμενα εξωτερικά συστήματα. Η ομάδα μας εντοπίζει την πηγή του προβλήματος, ενημερώνει τον αρμόδιο συνεργάτη και συντονίζει τις διορθωτικές ενέργειες, ώστε να αποκατασταθεί η συνολική λειτουργία.

Η υποστήριξή μας δεν περιορίζεται μόνο σε τεχνικές διορθώσεις. Παρέχουμε και καθοδήγηση στη χρήση της βάσης, στην αναζήτηση ειδών, στη διαχείριση κωδικών και στην επιλογή των σωστών σεναρίων ενημέρωσης. Στόχος μας είναι η ομαλή καθημερινή λειτουργία του φαρμακείου και η καλύτερη δυνατή αξιοποίηση της SyfaDataBase.

Τα περισσότερα ζητήματα ελέγχονται άμεσα από την ομάδα μας, με απομακρυσμένη πρόσβαση όπου απαιτείται και με συνεχή επικοινωνία με το φαρμακείο ή τους συνεργάτες του. Ανάλογα με τη φύση του προβλήματος, η επίλυση μπορεί να γίνει επιτόπου, με νέα ενημέρωση, με παραμετροποίηση ή με συντονισμό με τρίτους παρόχους.

Η καθημερινή διαχείριση τέτοιων περιπτώσεων δείχνει ότι η SyfaDataBase δεν είναι μια στατική βάση, αλλά ένα ενεργό και υποστηριζόμενο σύστημα που εξελίσσεται συνεχώς. Αυτό σημαίνει μεγαλύτερη ασφάλεια, καλύτερη ακρίβεια και λιγότερη επιβάρυνση για τον φαρμακοποιό.